Prozessorientierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von Unternehmensportalen

von Thorsten Gurzki, Henning Hinderer

1. EinleitungUnternehmensportale bilden innerhalb der Strategie hin zu unternehmensübergreifender
Betrachtung von Geschäftsprozessen, vor allem in Einkauf und Vertrieb, eine zentrale
Funktion [WO02]. Darüber hinaus bieten sich durch die Integration inhomogener
Einzelanwendungen und der Harmonisierung von Geschäftsprozessen Möglichkeiten,
die Einsparpotenziale auch bereits getätigter Investitionen weiter auszuschöpfen
[WM02]. Zur Entscheidungsfindung bei Strategiefindung und Technologieauswahl
kommt der potenziellen Wirtschaftlichkeit verschiedener Lösungen zentrale Bedeutung
zu. Im Folgenden wird ein Überblick über eine Methode erläutert, welche die
wirtschaftlichen Auswirkungen und Möglichkeiten eines Unternehmensportals plan- und
messbar macht. Die Methode orientiert sich an der Betrachtung
unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse, anhand derer eine detaillierte
Potenzialanalyse durchgeführt wird. Die Potenziale werden den zu erwartenden Kosten
gegenübergestellt, wodurch sich eine konsolidierte Aussage für die Bewertung
verschiedener Alternativen ableiten lässt.2. AnforderungenIm folgenden Abschnitt werden die besonderen Anforderungen an eine
prozessorientierte Wirtschaftlichkeit erläutert, welche sich sowohl aus der betrieblichen
Praxis als auch aus Untersuchungen in der Literatur ergeben. Da sich eine
geschäftsprozessbezogene Herangehensweise sowohl aus betriebswirtschaftlichorganistorischer
als auch aus technischer Sicht für die Betrachtung eignet, ist die
Dokumentation und Modellierung der existierenden Geschäftsprozesse von
grundlegender Bedeutung für das weitere Vorgehen [Sc00].
Um eine verlässliche Aussage treffen zu können, ist eine strukturierte Vorgehensweise,
welche den besonderen Anforderungen zwischenbetrieblicher Zusammenarbeit und
dadurch auch Kommunikation gerecht wird, von essenzieller Bedeutung [Go02].
Für eine Betrachtung der Geschäftsprozesse als Grundlage für eine
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung muss die Granularität der einzelnen Prozesse
dahingehend gewährleistet sein, dass eine Wiederverwendbarkeit möglich ist und
aufgrund dessen eine redundante Erfassung ausgeschlossen wird. Um wirtschaftliche
Umsetzung und Betrieb eines Portals zu ermöglichen, ist es ebenso notwendig,
bestehende Systeme in das Gesamtkonzept weitestgehend zu integrieren und dadurch
deren weiteren Betrieb zu gewährleisten.
Da die wirtschaftliche Betrachtung von zwischenbetrieblichen Geschäftsprozessen auf
unterschiedlichen, innerbetrieblichen Gegebenheiten aufbaut, muss diese auch trotz der
Komplexität des Anwendungsfelds handhabbar und in der Methodik für einzelne
Beteiligte nachvollziehbar bleiben. Für eine spätere Erfolgskontrolle und für die
Einleitung weiterer Handlungsstufen ist es notwendig, dass Ergebnisse während der
Implementierung und im Betrieb weiter fortführbar bleiben.
Innerhalb des Entscheidungsfindungsprozesses, welchem eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
meist vorgeschaltet ist, müssen unterschiedliche Alternativen betrachtet
werden können. Die Gegenüberstellung einzelner erfolgt vorzugsweise auf modularer
Basis, so dass für die zu planenden Handlungsstufen konkrete Einzelvorschläge
ausgearbeitet werden können.

3. Prozessorientierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Die hier beschriebene Wirtschaftlichkeitsbetrachtung folgt einer strukturierten
Vorgehensweise. In Abbildung 1 ist diese schematisch aufgezeigt. Die Betrachtung
erfolgt parallel hinsichtlich der Geschäftsprozesse und der IT-Systeme. Für die
Berechnung der monetären Auswirkungen müssen zusätzlich betriebliche
Rahmenbedingungen ermittelt werden, welche in die Ermittlung der Potenzial
einfließen.

Abbildung 1 Rahmen der Betrachtung

3.1 Geschäftsprozesse

Prozessorientierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Rahmen der Betrachtung

Prozessorientierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Rahmen der Betrachtung

Als Basis ist die Analyse der bestehenden Ist-Prozesse zwischenbetrieblicher
Kommunikation zu sehen. Daraus abgeleitet werden Soll-Prozesse, welche das
technische Potenzial hinsichtlich einer Effizienzsteigerung, bspw. durch Ausblenden
manueller Tätigkeiten wie das Abtippen einer Fax-Bestellung, modelliert. Die neuen
Prozesse werden Anfrageklassen zugeordnet auf deren Basis eine Analyse der
Mengengerüste für die Häufigkeit des Auftretens durchgeführt wird. Innerhalb der
Mengengerüste werden die Potenziale einer eines Unternehmensportals dahingehend in
Kommunikation mit den betroffenen Fachbereichen geschätzt, dass für die Laufzeit der
Berechnungsperiode ermittelt wird, welcher Anteil der Prozessvolumina über ein Portal
abgewickelt werden können. Hier ist für die spätere Beurteilung ein Minimum-
Maximum-Korridor ggf. zur Eingrenzung des Risikos der Schätzung empfehlenswert.
Die Berechnung der Nutzenpotenziale pro Prozess und Laufzeit werden in Verbindung
mit den allgemeinen Rahmenbedingungen, wie Kosten pro Arbeitsplatz, Kosten pro
Prozessschritt oder betriebliche Rahmenvereinbarungen errechnet nach Gleichung 1für
jeden Einzelschritt errechnet. Abschließend wird die Summer der identifizierten
Einzelpotenziale gebildet, wobei erneut darauf zu achten ist, dass keine redundanten
Werte in die Berechnung einfließen können.

PK = (GZ * GP) * Az * Kh

Legende:
PK: Potenzial (Kosten p.a., Euro)
GZ: Gesamthäufigkeit Prozess p.a.
GP: Geschätztes Potenzial für Portal in Prozent
AZ: Arbeitszeit pro Vorfall (h)
Kh: Arbeitsplatzkosten p.h. (Euro)
Gleichung 1 Berechnung wirtschaftliches Potenzial

3.2 Szenarien

Zusammen mit der analysierten Systemlandschaft, wie sie gegenwärtig vorhanden ist,
werden aus den Soll-Prozessen Soll-Szenarien definiert. Daraus ergeben sich
unterschiedlich Anforderungen an die aufzubauenden informationstechnischen Systeme.

Vor dem Hintergrund der ermittelten Rahmenbedingungen werden dann die Kosten für
die Einzelalternativen ermittelt. Dabei sind die vor allem die Faktoren Lizenzkosten,
interne Aufwände, externe Kosten für Implementierung, Integration und Customizing
sowie die zu erwartenden laufenden Kosten zu berücksichtigen. Die Kosten werden der
Umsetzung der einzelnen Soll-Prozesse zugeordnet und die Summer für die
verschiedenen Szenarien ermittelt.

3.3 Nutzenermittlung

Die Nutzenermittlung erfolgt in Gegenüberstellung des zu erwartenden
Einsparpotenzials und der geplanten Kosten für die einzelnen Soll-Szenarien. Zu
beachten ist dabei, dass nur die Potenziale der Prozesse mit einfließen, welche auch
durch die konzipierte IT-Lösung unterstützt werden. Zinseffekte und
Kostensteigerungsraten können entsprechend der Laufzeit in die Berechnung integriert
werden. Für eine überschlägige Schätzung können diese jedoch im ersten Schritt
vernachlässigt werden, da sowohl auf Kosten als auch auf Nutzenseite, diese Einfluss
haben. Der Realisierung der Potenziale kann ggf. für die Laufzeit der Berechnung eine
Formel hinterlegt werden, welche die zu Beginn des Projekts geringeren Nutzungsraten
widerspiegelt. Als Kennzahl für die Bewertung der Alternativen kann aus dem Nutzwert
ein ROI (Return on Investment) als Quotient zwischen Einnahmen und Aufwand
errechnet werden.

4. Zusammenfassung und Ausblick

Die hier skizzierte Methode zur wirtschaftlichen Betrachtung von Unternehmensportalen
folgt einer prozessorientierten Vorgehensweise. Es werden verschiedene Soll-Szenarien
bewertet und den zu erwartenden Potenzialen für eine Bewertung gegenüber gestellt. Die
Unschärfe von geschätzten Werten ist bei der Bewertung der Ergebnisse zu
berücksichtigen und ggf. durch Erfahrungswerte zu ergänzen. Für die Ausrichtung einer
IT-Strategie für Unternehmensportale zur Abbildung zwischenbetrieblicher
Geschäftsprozesse können hierdurch greifbare Werte ermittelt werden, welche den
Entscheidungsfindungsprozess unterstützen können.

Literaturverzeichnis

[Go02] Gordon, Phillip: Supporting collaboration with technology: A Guide. In: Information
Management & Consulting 17; A.-W. Scheer (Hrsg.), Saarbrücken (2002) 4, S. 6-8.
[Sc00] Scheer, August-Wilhelm: ARIS – Business Process Modelling. Berlin; Heidelberg:
Springer, 2000.
[WO02] Weisbecker, A.; Otto, B.: Optimierung unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse
durch E-Collaboration. In: Information Management & Consulting 17; A.-W. Scheer
(Hrsg.), Saarbrücken (2002) 4, S. 33-38.
[WM02] Weilnhammer, Ulrich; Morrell, Christopher: eBusiness Strategien und- Organisationen
im Maschinenbau, Aktueller Zustand, Entwicklungen, Trends. München: Dr.
Wieselhuber & Partner GmbH, 2002.

Erschienen in: WM 2003: Professionelles Wissensmanagement – Erfahrungen und Visionen
Ulrich Reimer, Andreas Abecker, Steffen Staab, Gerd Stumme (Hrsg.),
GI-Edition – Lecture Notes in Informatics (LNI), P-28 Bonner Köllen Verlag (2003)